پیش از سفارش، مشخصات فنی باید به قرارداد یا پیشفاکتور متصل باشد؛ نام تجاری محصول بهتنهایی کافی نیست. گرید، مبدأ، نوع بستهبندی، وزن خالص، تلرانس و روش تأیید کیفیت را مکتوب کنید.
گواهی آنالیز یا COA برای هر گروه کالا معنای متفاوتی دارد. پارامترهای مرتبط با رطوبت، عیوب، ویژگیهای فیزیکی یا حدود میکروبی باید با کاربرد نهایی محصول هماهنگ باشند. پکینگلیست، گواهی مبدأ، اسناد حمل و بیمه نیز باید با شرایط معامله تطبیق داده شوند.
در سفارشهای جدید، نسخه نمونه یا سند مرجع را نگه دارید و شماره بچ یا محموله را در ارتباطات ثبت کنید. این کار بررسی اختلاف و تکرار سفارش موفق را سادهتر میکند.
